Politique de confidentialité

Points essentiels

• NextiaInvoices fonctionne sur la plateforme Nextia. Votre compte, votre entreprise et votre équipe sont communs aux produits Nextia que vous utilisez.
• Les bases de données et le stockage de fichiers de Nextia sont hébergés sur Microsoft Azure, dans la région Canada Central.
• Nextia ne détient jamais votre mot de passe : la connexion est gérée par Microsoft Entra External ID.
• Pour les renseignements de vos clients, Nextia agit pour le compte de votre entreprise; votre entreprise en est responsable envers ses clients.
• Les données de carte liées au paiement des factures vont au fournisseur de paiement connecté par votre entreprise, jamais à Nextia.

Chaque site de produit Nextia publie les parties de la présente politique applicables à ce produit.

1. Qui nous sommes

NextiaInvoices est exploité par 1496096 Canada Inc., faisant affaire sous le nom de Solutions IA Nextia.

2. Notre rôle : organisation responsable ou fournisseur de services

• Pour les données de compte du propriétaire d’une entreprise et de son personnel, Nextia est l’organisation responsable de ces renseignements.
• Pour les données propres aux clients d’une entreprise — noms, factures, relevés, etc. — Nextia est un fournisseur de services qui traite ces renseignements pour le compte de l’entreprise. L’entreprise en demeure responsable envers ses propres clients.

Si vous êtes client d’une entreprise qui utilise NextiaInvoices, adressez-vous d’abord à cette entreprise au sujet de vos renseignements. Les questions sur votre propre compte Nextia nous sont adressées.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Nextia AI veille à l’application de la présente politique. Les questions, demandes et plaintes peuvent être envoyées à privacy@nextia-ai.com.

Pour les renseignements de compte et de clients directs, Nextia est l’organisation responsable. Pour les renseignements sur les clients d’une entreprise, Nextia agit comme fournisseur de services au nom de cette entreprise.

3. Où vos données sont stockées

• Les bases de données de Nextia (Azure Database for PostgreSQL Flexible Server) et le stockage de fichiers (Azure Blob Storage) se trouvent dans la région Canada Central de Microsoft Azure.
• La connexion passe par Microsoft Entra External ID, dans un annuaire créé dans la région Canada Central.
• Les fournisseurs qui traitent certains renseignements hors du Canada sont énumérés à la section 10.

4. Ce que nous recueillons à votre sujet lors de la connexion

• Un identifiant interne stable, votre adresse courriel principale et son statut de vérification, votre nom d’affichage, votre langue préférée et, facultativement, un numéro de téléphone.
• La méthode de connexion qui a établi votre compte — courriel et mot de passe, Google, Microsoft ou Apple — et l’adresse courriel indiquée par ce fournisseur au moment de la liaison.
• Les entreprises dont vous faites partie, votre rôle dans chacune et les invitations en attente envoyées à votre adresse courriel.

Votre compte est rattaché à l’identifiant que le fournisseur d’identité vous attribue, et non à votre adresse courriel. C’est pourquoi changer d’adresse courriel ne crée pas de nouveau compte.

5. Ce que la plateforme Nextia fait des renseignements d’entreprise

• Clients partagés. Une fiche client saisie dans un produit Nextia est visible dans les autres produits Nextia de la même entreprise. Elle est partagée entre les produits de cette entreprise, jamais entre entreprises.
• Aperçus multiproduits. L’écran d’accueil NextiaBusiness regroupe des chiffres provenant des produits Nextia de l’entreprise. Rien qui identifie un client ne sort de l’entreprise.
• Courriel de résumé hebdomadaire. Sur adhésion seulement, désactivé par défaut.
• Facturation. Les abonnements Nextia sont facturés par l’intermédiaire de Stripe. Nextia conserve l’état de l’abonnement et les identifiants de prix, jamais les numéros de carte.

6. Piste d’audit et accès du soutien

Nextia consigne les actions importantes dans une piste d’audit qui conserve l’identifiant et l’adresse courriel de la personne qui a agi. Cette piste est conçue pour survivre au compte : si votre compte est effacé, il est épuré, mais la trace d’audit de ce que le compte a fait est conservée pendant la période de conservation des journaux d’audit.

Un membre du personnel de Nextia peut, avec un motif consigné, agir dans le compte d’une entreprise pour offrir du soutien. Chacune de ces sessions est enregistrée.

Le propriétaire d’une entreprise peut demander le registre des sessions de soutien à privacy@nextia-ai.com.

7. Comment nous protégeons les renseignements

• Toute requête visant les données d’une entreprise passe par une vérification des permissions liée à cette entreprise, et des tests automatisés d’isolation font échouer la compilation si des données peuvent être lues d’une entreprise à l’autre.
• Nextia ne détient jamais votre mot de passe. L’authentification est confiée à Microsoft Entra External ID et aux fournisseurs d’identité mentionnés ci-dessus.
• Les jetons de connexion à des tiers et les identifiants de fournisseurs de paiement sont chiffrés au repos dans la base de données du produit, et le service refuse de démarrer en production sans véritable clé de chiffrement.
• Nos règles de journalisation interdisent de consigner les mots de passe, jetons, assertions d’authentification, identifiants de paiement ou données de clients au-delà des identifiants.

8. Durée de conservation

NextiaInvoices ne supprime pas actuellement de dossiers automatiquement selon un calendrier. La suppression automatique ne s’exécute aujourd’hui que dans NextiaTax.

Les données de compte sont conservées pendant la vie du compte et normalement supprimées dans les 90 jours suivant une demande de fermeture vérifiée. Les dossiers fiscaux et de facturation peuvent être conservés jusqu’à six ans; les dossiers de soutien jusqu’à 24 mois; les journaux d’audit et de sécurité normalement au plus 24 mois; et les sauvegardes chiffrées selon un cycle continu d’au plus 90 jours. Une obligation légale peut exiger une conservation plus longue.

9. Ce que NextiaInvoices recueille et pourquoi

Les clients de votre entreprise

Noms, adresses, coordonnées, champs personnalisés, factures, notes de crédit, remboursements, relevés et dossiers de paiement. Nextia les traite pour le compte de votre entreprise; votre entreprise en est responsable envers ses propres clients.

Le portail client

Votre entreprise peut envoyer à un client un lien qui affiche les factures et relevés de ce client sans compte Nextia. Le lien fonctionne comme une clé : quiconque le détient peut voir ce qu’il affiche.

Documents

Les PDF générés et les fichiers téléversés sont stockés dans Azure Blob Storage.

Paiements

Lorsque votre entreprise connecte un fournisseur de paiement (Stripe, Square ou PayPal), les données de carte vont à ce fournisseur, jamais à Nextia. Nextia conserve les références du compte fournisseur et l’état du paiement.

Envoi de courriels

Les factures, reçus et relevés sont envoyés par courriel au moyen d’Azure Communication Services, et les événements de livraison sont consignés.

10. Fournisseurs de services (sous-traitants)

Stripe implique un transfert de renseignements personnels vers les États-Unis. Les fournisseurs de paiement que votre entreprise choisit de connecter pour le paiement des factures (Stripe, Square ou PayPal) sont régis par leurs propres conditions. Les autres produits Nextia font appel à d’autres fournisseurs, énumérés dans leurs propres sections.

Square et PayPal peuvent traiter les renseignements de paiement aux États-Unis et dans d’autres pays où ils exercent leurs activités. Les renseignements traités hors du Canada peuvent être assujettis aux lois de ces territoires.

11. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, les faire corriger et en demander l’effacement, comme décrit ci-dessous.

• Accès et portabilité. NextiaInvoices vous permet d’exporter vos données. Le compte de la plateforme Nextia n’offre pas encore d’exportation en libre-service; adressez-nous plutôt une demande.
• Correction. Modifiez vos renseignements directement dans le produit.
• Effacement. Demandez la suppression du compte dans l’application ou à privacy@nextia-ai.com. Nous vérifions et traitons toute demande valide dans les 30 jours, sauf si la loi, la sécurité, les droits d’une autre personne ou une obligation de conservation documentée exige de préserver certains renseignements. Les journaux d’audit nécessaires peuvent être conservés.

Ces mécanismes diffèrent d’un produit Nextia à l’autre; la section des droits de chaque produit précise ce qui s’y applique.

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels et leur rectification, retirer votre consentement lorsque le traitement en dépend, demander la suppression et recevoir les renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s’applique. Nous expliquerons tout refus ou toute limite permis par la loi.

Communiquez d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si nous ne réglons pas votre préoccupation, vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, s’il y a lieu, à la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Témoins (cookies)

Les applications Nextia ne déposent aucun témoin d’analyse et n’exécutent aucun traceur de tiers. Seul l’état de connexion propre à Microsoft Entra est conservé.

Le présent site vitrine n’utilise aucun témoin d’analyse ou de publicité. Il conserve seulement des préférences essentielles, comme la langue et l’état de l’annonce, dans le stockage du navigateur. L’application utilise le stockage d’authentification nécessaire fourni par Microsoft Entra.

13. Enfants

Les comptes Nextia sont destinés aux personnes d’au moins 18 ans. Les entreprises qui saisissent des renseignements sur des mineurs doivent obtenir tout consentement requis par la loi et limiter les renseignements recueillis.

14. Modifications de la présente politique

La présente politique entre en vigueur le 4 octobre 2026. Nous publierons toute version révisée avec une nouvelle date d’entrée en vigueur et, lorsque la loi l’exige, donnerons un avis dans le service ou par courriel avant une modification importante.